QA 1-on-1 完整 Playbook — 議題庫、卡頓信號、各場景範本

「1-on-1 開了三次就沒梗、變成 status report」是 first-time Lead 最常見的失敗。1-on-1 不是更新進度、是建立信任 + 找出卡點 + 幫對方成長。

這篇給你完整工具箱。

1-on-1 的本質（一張圖）

flowchart TD
    Goal[1-on-1 的目的] --> G1[建立信任]
    Goal --> G2[發現卡點]
    Goal --> G3[幫對方成長]
    Goal --> G4[align 期望]

    Goal --> NOT[❌ 不是這些]
    NOT --> N1[Status update]
    NOT --> N2[Blame session]
    NOT --> N3[隨便聊]
    NOT --> N4[Lead 一直講]

    style Goal fill:#06b6d4,color:#fff
    style NOT fill:#ef4444,color:#fff

黃金比例：對方講 70%、你講 30%。你的工作是問好問題。

節奏建議

場合 頻率 時長
每週 1-on-1 週一 / 二 30 分鐘
每月 career talk 月初 45-60 分鐘
季度 review 季末 60-90 分鐘
半年 / 年度 growth talk 半年 90 分鐘
on-demand（出事時） 隨時 看情況

最忌：被 cancel 也不補。1-on-1 是團隊文化指標。被 cancel 一次、士氣降一格。

每週 1-on-1 標準流程（30 分鐘）

0:00-5:00   小聊 + 對方挑話題
5:00-10:00  Top of mind（對方最在意的事）
10:00-20:00 你預備的議題（從你的議題庫挑）
20:00-25:00 Feedback 雙向
25:00-30:00 Action items + 寫下來

先讓對方主導。如果對方說「沒事啊」，是你 follow-up 不夠 — 不是真的沒事。

議題庫：50 個能用 5 年的問題

按情境分類，每週挑 2-3 題問。

A. 工作狀態（基本款，每次可選 1-2）

  1. 過去這週你最有成就感的是什麼？
  2. 最挫折的呢？
  3. 哪個 blocker 還沒解掉？
  4. 哪件事讓你覺得「我在浪費時間」？
  5. 你現在 workload 給自己打幾分（1-10）？

B. 團隊與協作（每月 1 題）

  1. 跟 dev / PM 合作的部分，最近哪段不順？
  2. Team 內你想對誰提 feedback 但沒機會？
  3. 你覺得 team 哪件事該停、該開始、該繼續？
  4. Stand-up 對你還有幫助嗎？要不要改？
  5. 你 follow 的別 team 哪邊做得好可以學？

C. 成長與職涯（每月 1-2 題）

  1. 你未來 6 個月想學什麼？
  2. 你希望一年後的自己會什麼？
  3. 你的 role model 是誰？為什麼？
  4. 你想 stretch 的方向是什麼？
  5. 哪個 skill 你想加深、哪個你想轉？
  6. 我能怎麼幫你的職涯往前？

D. 動機與意義（季度問）

  1. 過去一個月哪件事讓你覺得「對，我就是在做這個」？
  2. 什麼樣的工作讓你最 energized？最 drained？
  3. 你目前的工作中、有沒有你想 own 但沒拿到的？
  4. 公司的願景對你有意義嗎？

E. Manager 自我檢查（季度問）

  1. 我做的哪件事讓你最有幫助？
  2. 我做的哪件事讓你最挫折？
  3. 你希望我下個月做哪件不一樣的事？
  4. 我有沒有忽略哪個 signal？
  5. 如果你是我、會怎麼帶這個 team？

F. Conflict / Tension（出現徵兆時）

  1. 我感覺到你跟 X 之間有點 tension，能聊一下嗎？
  2. 上次那件事讓你不開心嗎？想跟我說嗎？
  3. 你覺得我對你的期待跟你自己的期待對得上嗎？
  4. 有沒有我做了什麼讓你失望但你沒講的？

G. Onboarding / 新人（前 90 天）

  1. 跟你期待的不一樣的是什麼？
  2. 哪個 onboarding 步驟最沒用 / 最有用？
  3. 還有誰你應該認識但還沒認識？
  4. 你覺得跟同事配合最大的學習是什麼？

H. 創新 / Experiment（季度）

  1. 如果你有 20% 時間做你想做的事、會做什麼？
  2. 你看到什麼別 team 在用、我們應該試的？
  3. 哪個 process 你最想砍掉？
  4. 你最近讀什麼 / 聽什麼 podcast 受影響？

I. Energy / Wellbeing（每週 1 題）

  1. 你最近睡得好嗎？
  2. 週末有完全放鬆嗎？
  3. 你有沒有想休假但卡住沒安排？
  4. Burnout 量表 1-10 你給自己幾分？

J. Recognition（每月 1 題）

  1. 你最近 proud of 自己什麼事？
  2. 哪件事你做了但沒被看見？
  3. 想被誰 recognize？

K. 工具與環境（季度）

  1. 工具上有什麼讓你 friction 的？
  2. 你 wfh / 進辦公室哪個比較有產出？為什麼？
  3. 文件 / wiki 哪邊找不到讓你卡？

L. 退一步思考（半年問）

  1. 半年前的你跟現在的你差別是什麼？
  2. 半年後你想成為什麼樣的人？
  3. 你會推薦朋友來我們 team 嗎？為什麼？

識別卡頓信號的 7 個跡象

mindmap
  root((Burnout /<br>Disengagement<br>信號))
    行為改變
      Daily 開始遲到
      回 Slack 變慢
      會議都關 camera
      不主動提問
    工作品質
      Bug 增多
      Code review 草率
      Sprint commitment 漏
      不主動 own 新事
    人際信號
      避開團體聚餐
      跟同事互動少
      抱怨增多
      或反常沉默
    1-on-1 表現
      講話變短
      抗拒談未來
      說「都還好」次數變多
      表情少
    請假模式
      頻繁短假
      或反常不休假
      連續加班
    社群媒體
      LinkedIn 動起來
      改 headline
      狂收 recruiter 訊息
    結果指標
      Velocity 個人下降
      跨團隊投訴
      開始 push back

任一個信號出現一週，下次 1-on-1 多花時間問。

處理 burnout 的對話範本

當你察覺有 burnout signal：

你：「最近這幾週我感覺你比之前累一些。我想確認一下、不是評估、是擔心。

最近你 workload / 生活狀態怎麼樣？
有什麼是我可以幫你卸下的？」

先共情、再問解決方案。不要直接「你還好嗎」這種泛泛的問。

如果對方說「真的撐不住」：

你：「謝謝你告訴我。

我會做這幾件事：
1. 這禮拜把 X 從你身上拿走、給 Y
2. 你能不能下週請 3 天假？
3. 我們下週 1-on-1 我先讓你說、然後看怎麼長期調整

短期能做的我做、長期需要怎樣的改變我們慢慢談。」

具體的承諾 + ETA 比「你休息一下」有用 10 倍。

季度 Review 1-on-1 範本（60 分鐘）

0:00-5:00    Set tone：「今天目的是回顧 + 對齊未來季度」
5:00-15:00   回顧上季度：3 個 wins、3 個 learnings、1 個你後悔的事
15:00-25:00  你給對方 feedback（preview 後面正式 review）
25:00-35:00  對方給你 feedback
35:00-50:00  下季度 priority + growth area
50:00-60:00  Action items + 寫下來

留任面談（Stay Interview）— 每年至少 1 次

等對方提離職才談是輸。一年至少一次主動問：

1. 你還想待在這個 team 嗎？為什麼？
2. 什麼會讓你開始想離開？
3. 如果獵頭來、什麼條件你會考慮？
4. 你過去一年最 frustration 是什麼？
5. 過去一年 best moment？
6. 你最想做但還沒做到的事是什麼？
7. 我們 team 哪邊讓你不舒服？
8. 你最想感謝誰？

寫下回答。對比明年同期、看趨勢。

離職面談（Exit Interview）

對方提離職後：

1. 為什麼決定離開？真的原因。
2. 哪件事是 final straw？
3. 我們 team / 公司哪邊讓你失望？
4. 你會推薦朋友來這裡嗎？
5. 你最想留下的建議？
6. 接班人需要知道什麼？
7. 我有什麼能幫你接下來的路？

離職的人最敢說真話。聽。

1-on-1 工具 / 範本

mindmap
  root((1-on-1<br>工具箱))
    筆記
      Notion 範本
      Lattice
      Range
      Plai
    Async
      Loom 錄影
      Slack 異步
      Notion comment
    思考工具
      Hot / Warm / Cold 分類
      Eisenhower matrix
      Feedback model
    儀式
      共用 doc
      Last meeting follow-up
      Action item tracker

我用的 Notion 1-on-1 範本（直接 copy）

# 1-on-1 with [Name] — [Date]

## Last action items
- [ ] (上次的 action 是否完成)

## Their topics
- ...
- ...

## My topics
- 議題庫挑 2-3 題

## Feedback exchange
**我給：**
- ...

**他給：**
- ...

## Action items
- [ ] [Name] will: ... by [date]
- [ ] [Manager] will: ... by [date]

## Energy check
1-10: [number]
Note: ...

## Notes for next time
- ...

反模式

flowchart TD
    Anti[1-on-1 反模式] --> A1[變 status update<br>狀態回報]
    Anti --> A2[一直 manager 講]
    Anti --> A3[每次都 cancel]
    Anti --> A4[沒筆記、沒 follow up]
    Anti --> A5[只談工作、不談人]
    Anti --> A6[feedback 只在 review 給]
    Anti --> A7[同樣問題每次問]

    style A1 fill:#ef4444,color:#fff
    style A2 fill:#ef4444,color:#fff
    style A3 fill:#ef4444,color:#fff
    style A4 fill:#ef4444,color:#fff
    style A5 fill:#ef4444,color:#fff
    style A6 fill:#ef4444,color:#fff
    style A7 fill:#ef4444,color:#fff
反模式 解法
變 status update 移到 stand-up 講 / async 寫
一直 manager 講 看時鐘、強制 70/30
Cancel 永遠補。寧可短到 15 分鐘也不取消
沒筆記 Shared doc、每次回顧上次
只談工作 議題庫 D + I + L 強制問
Feedback 留 review Continuous feedback。當下就給
每次同樣問題 用議題庫輪換

給 first-time manager 的 5 句

  1. 1-on-1 不是會議、是建立關係的儀式
  2. 準備時間 = 1-on-1 時長。15 分鐘準備、30 分鐘開
  3. 筆記是禮物。對方知道你記得他講的話
  4. Action item 寫下來、下次跟。一次失約信任 -10
  5. 你 1-on-1 開得好不好，3 個月看 retention、6 個月看 promotion、一年看 culture

最後

「我都跟團隊很熟、不用正式 1-on-1」是 95% Lead 的盲點。結構化的 1-on-1 比隨意聊天有 10 倍 ROI — 因為結構化才能持續、才能 scale、才不會偏。每週 30 分鐘 × 5 人 = 2.5 小時。是你一週最有 leverage 的時間。